5 truques para garantir que sua reunião seja produtiva

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Fotos: Shutterstock

Reuniões de trabalho, que deveriam gerar resultados positivos para as empresas e funcionários, muitas vezes são conduzidas de forma desorganizada e sem objetivos claros. Quem nunca ficou mais de uma hora em uma reunião que não levou a lugar nenhum, enquanto tinha um monte de questões mais urgentes para tratar? Veja cinco truques para garantir que sua reunião de trabalho seja produtiva:

1-Avalie se a reunião é indispensável

Antes de tudo, é necessário analisar se a reunião presencial é, de fato, necessária. Ela só deve ser realizada se for a melhor opção. Em muitas situações, o assunto pode ser resolvido com um telefonema ou por troca de emails.

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2-Prepare a reunião cuidadosamente

Toda reunião deve ser bem planejada e ter objetivos claros. É preciso definir quais serão os temas abordados e em qual ordem serão tratados, quais serão os recursos utilizados, quem deve participar e em qual ambiente será realizada. Assim vocês conseguem ir direto ao ponto e garantir que todas as questões essenciais sejam abordadas.

3-O assunto da reunião deve ser comunicado previamente

O encontro tem mais chance de ser eficiente e produtivo quando seu tema é informado com antecedência aos participantes. Assim, todos têm mais tempo para se preparar, pensar em sugestões e na melhor forma de contribuir.

4-Determine e controle a duração da reunião

Todos sabem que a realização de uma reunião pode interferir no andamento das rotinas desempenhadas pelos funcionários envolvidos. Por isso, antes que o encontro aconteça, sua duração deve ser estabelecida e também informada aos participantes. Um tempo previamente determinado é essencial para que a reunião não se arraste por muito tempo e pode contribuir para que todos os integrantes tenham mais foco e objetividade. Não basta somente prever a duração, ela deve ser controlada e respeitada. E esqueça a ideia de reuniões de uma hora. Muitas questões podem ser resolvidas em meia hora – ou menos.

5-Escolha bem quem deve participar

Para garantir a produtividade de uma reunião, é essencial que as pessoas certas estejam participando. Quem planejar o encontro deve estudar como cada integrante poderá contribuir. Quanto maior o número de pessoas, maiores são as chances de conflitos e assuntos paralelos. Ao final, os participantes da reunião levam as conclusões aos membros de suas equipes. Luiz Gastão Bittencourt garante que estas técnicas são eficientes.

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